Bạn có bao giờ cảm thấy việc xử lý đơn hàng và tin nhắn khách hàng mỗi ngày giống như một dây chuyền sản xuất bất tận không?
Tôi cũng từng như vậy, cho đến khi một người bạn giới thiệu tôi sử dụng phần mềm bán hàng online, và tôi phát hiện hiệu suất có thể tăng lên gấp nhiều lần.
Tại Hà Nội và TP.HCM, tôi thấy rất nhiều người bán trên Shopee VN và TikTok Shop VN quản lý cửa hàng một cách dễ dàng thông qua phần mềm, không còn bị làm phiền bởi những công việc lặp đi lặp lại.
Phần mềm bán hàng online có thể giúp tôi làm gì?
Nói một cách đơn giản, nó có thể giúp tôi quản lý sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.
Giống như một trợ lý ảo, cho phép tôi nắm bắt tình hình cửa hàng mà không cần phải dán mắt vào máy tính.
Tôi ví phần mềm như một trợ thủ thông minh trong hậu trường cửa hàng, giúp bạn xử lý nhanh các tác vụ lặp lại, để bạn có nhiều thời gian hơn cho việc quảng bá và phục vụ khách hàng.
Tại sao nên sử dụng phần mềm bán hàng online?
Tôi từng bán đồ gia dụng nhỏ trên Facebook, việc xử lý đơn hàng thủ công rất tốn thời gian.
Sau khi sử dụng phần mềm, tôi tiết kiệm được ít nhất hai giờ mỗi ngày và tỷ lệ sai sót giảm đi rõ rệt.
Hiệu suất được cải thiện chỉ là bề nổi, điều quan trọng hơn là thông qua phân tích dữ liệu, bạn có thể biết được sản phẩm nào được ưa chuộng hơn, từ đó đưa ra quyết định.
Làm thế nào để chọn phần mềm bán hàng online phù hợp với mình?
Bước 1:
Ví dụ, mỗi ngày tôi phải xử lý hàng chục đơn hàng và thông tin khách hàng.
Nếu xử lý thủ công, rất dễ bỏ sót đơn hoặc chậm trễ giao hàng.
Bước 2:
Hãy tưởng tượng, nếu đơn hàng tăng gấp đôi vào mùa cao điểm, mà bạn vẫn ghi chép thủ công, phải làm việc đến tận khuya mỗi ngày.
Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn có thể làm mất lòng tin của khách hàng.
Bước 3:
Tôi đã chọn một phần mềm có thể tự động đồng bộ đơn hàng từ Shopee VN và TikTok Shop VN.
Phần mềm có thể in ồ ạt mã vận đơn, tự động trả lời tin nhắn khách hàng, giảm đáng kể tỷ lệ sai sót.
Các chức năng phổ biến và ví dụ sử dụng tại thị trường Việt Nam
Các phần mềm bán hàng online có trọng tâm chức năng khác nhau, tôi đã tổng hợp một số chức năng chính:
1. Quản lý sản phẩm
Có thể đăng hàng loạt, chỉnh sửa và ngừng kinh doanh sản phẩm.
Tôi thấy một người bạn ở Hà Nội bán mắc áo, mỗi tuần dùng phần mềm để cập nhật tồn kho, nhanh hơn ba lần so với thao tác thủ công.
2. Quản lý đơn hàng
Tự động đồng bộ đơn hàng từ các sàn, nhanh chóng tạo mã vận đơn.
Một người bán trên TikTok Shop VN ở TP.HCM, thông qua phần mềm đã giảm thiểu đơn hàng bị bỏ sót, nâng cao tốc độ giao hàng.
3. Quản lý khách hàng & Trả lời tự động
Lưu trữ thông tin khách hàng, tự động gửi tin nhắn chăm sóc sau bán hoặc khuyến mãi.
Khi trả lời khách hàng trên Zalo, tin nhắn tự động giúp tôi không phải cả ngày nhìn vào điện thoại, nhưng vẫn duy trì được tỷ lệ phản hồi cao.
Làm thế nào để làm chủ phần mềm hiệu quả?
Tôi đề xuất thực hiện theo các bước sau để tránh đường cong học tập quá dài:
Bước 1: Làm quen với các chức năng cốt lõi
Trước tiên hãy học cách quản lý sản phẩm và đơn hàng, đảm bảo vận hành hàng ngày không sai sót.
Đừng vội sử dụng tất cả các chức năng nâng cao ngay, nếu không dễ bị rối.
Bước 2: Từng bước thêm các công cụ tự động hóa
Ví dụ như trả lời tự động và phân tích dữ liệu, có thể kích hoạt sau khi đã thành thạo.
Bản thân tôi đã sử dụng các chức năng cơ bản trong hai tuần đầu, sau đó mới từ từ bổ sung các chiến lược tự động hóa.
Điều cần lưu ý và rủi ro khi sử dụng phần mềm
Phần mềm bán hàng online có thể giúp tôi tiết kiệm thời gian, nhưng cũng cần lưu ý một số rủi ro:
- Bảo mật dữ liệu: Chọn phần mềm chính thức, tránh bị đánh cắp tài khoản.
- Thay đổi quy tắc nền tảng: TikTok Shop VN hoặc Shopee VN sẽ cập nhật quy tắc không thường xuyên, phần mềm cần đồng bộ kịp thời.
- Phụ thuộc quá mức: Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ, dịch vụ khách hàng và chiến lược sản phẩm vẫn cần sự kiểm soát của con người.
Tôi khuyên bạn nên kiểm tra dữ liệu và đơn hàng định kỳ hàng tháng để đảm bảo phần mềm hoạt động chính xác.
Phần mềm bán hàng online là công cụ tăng tốc hiệu suất
Tôi thấy nhiều người bán sử dụng phần mềm để tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác.
Điều quan trọng là tìm được phần mềm phù hợp với mô hình của mình và kết hợp với thói quen người dùng địa phương để sử dụng, thì mới phát huy được giá trị tối đa.
